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合肥职工科技大学教务处档案管理暂行规定

发布时间:2020-12-24 阅读:34


第一章 总则

第一条 为加强档案管理工作,提高管理水平,更好地为学校和学生服务,根据《中华人民共和国档案法》、《安徽广播电视大学合肥分校各类文件材料归档范围和保管期限规定》,结合我处实际情况,制定本规定。

第二条 档案工作的基本原则:档案工作实行统一领导、分级管理原则,维护档案完整与安全,便于学校师生及社会各方面的利用。

第三条 教务处档案是教务处教学活动和教务管理过程的真实记录,是重要的信息资源。做好档案的管理工作,是管理工作的重要基础之一,也是检查、衡量学校管理水平和教育质量的重要标志。

第四条 处室各工作人员应按自己的分工范围,把所负责的具有一定保存价值的、并按一定归档原则需要集中保管的文字、图片、声像等不同载体的文件材料移交给部门档案管理人员,做好配合和协助工作。档案管理人员应做好文件材料的收集、整理,确保不致遗漏与丢失。

第二章 归档范围与形式

第五条 处室综合类

(一)上级下达的各种文件(纸质版)

(二)合肥职工科技大学各种发文(电子版与纸质版,含文件发文稿纸、文件处理单)

(三)合肥职工科技大学教务处各种发文(电子版与纸质版,含文件发文稿纸、文件处理单)

(四)处室周例会会议记录(纸质版)

(五)处室通讯报道及图片材料(电子版与纸质版)

(六)处室周、月、年度工作计划与总结(纸质版)

(七)处室获奖材料(实物)

(八)报上级单位各类报表(纸质版)

第六条 招生管理类

(一)联合育人协议(纸质版)

(二)招生录取大表(纸质版)

第七条 学籍管理类

(一)新生入学登记表(纸质版)

(二)学生成绩卡(纸质版)

(三)学籍异动材料(纸质版)

(四)学籍、学历信息刊物相关材料(纸质版)

(五)学生入伍信息登记表(纸质版)

(六)学生在读证明存根(纸质版)

第八条 教材类

各专业各学期使用教材目录(电子版与纸质版)

第九条 教学实施类

(一)各专业教学计划(电子版与纸质版)

(二)各学期开设课程一览表(电子版与纸质版)

(三)面授课程教学活动安排表(电子版与纸质版)

(四)教学督导相关材料(电子版与纸质版,含园区教学工作简报和园区网络学习的情况一览表,面授教学督导安排表和教学值班日志)

(五)授课教师信息一览表(电子版与纸质版)

(六)班主任信息一览表(电子版与纸质版)

(七)期末命题安排表和试卷审核记录表(电子版与纸质版)

(八)期末阅卷安排表(电子版)

(九)各专业试卷(电子版与纸质版)

(十)学生学期成绩表(电子版)

(十一)学期教学总结(电子版与纸质版)

(十二)教师教学任务书存根(纸质版)

(十三)毕业论文(设计)指导安排表(电子版与纸质版)

(十四)毕业论文(设计)(电子版与纸质版)

(十五)毕业论文(设计)可认证学习成果(纸质版)

第十条 考试管理类

(一)线下考试:考试工作手册(纸质版与电子版)、教师保密协议(纸质版)、试卷领取交接单(纸质版)、补考通知(纸质版)、学生纸质试卷(纸质版)。

(二)线上考试:命题通知(电子版)、考试通知(电子版与纸质版)、补考通知(纸质版与电子版)、随学随考通知(纸质版与电子版)、教师保密协议(纸质版)、学生电子试卷(电子版)。

第十一条 毕业材料类

(一)毕业生领取毕业证、学籍档案登记表(纸质版)

(二)毕业证代领委托书及证明存料(纸质版或电子版)

(三)未毕业名单信息表(电子版)

(四)毕业生登记表(纸质版)

(五)毕业证及毕业生登记表盖章信息表(纸质版)

(六)补办学籍档案相关材料(纸质版)

(七)补办毕业生证明书相关材料(纸质版)

(八)领取补办的学籍档案和毕业证明书登记表(纸质版)

第三章 归档时间

第十二条 合肥职工科技大学各种发文(电子版与纸质版)、合肥职工科技大学教务处各种发文(电子版与纸质版)、处室通讯报道及图片材料(电子版与纸质版)、联合育人协议(纸质版)在具办人制作完成或者借用者使用完后应立即移交给处室档案管理员,其余归档文件于每学期末移交处室档案管理员。

第四章 处室档案管理员岗位职责

第十三条 坚持依法治档原则,认真宣传和贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,认真执行学校档案工作的各项规定。

第十四条 做好本处室综合、教务、教学等方面文件材料的形成积累工作。档案材料收集的基本要求:齐全完整、真实可靠、及时有效。将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时将教学、教务等档案材料向学校档案室移交。

第十五条 做好档案工作交接及登记工作。

第五章 附则

第十六条 本暂行规定若有与上级有关规定不符时,按上级有关规定执行。

第十七条 本暂行规定由合肥职工科技大学教务处负责解释。

                                                                      合肥职工科技大学教务处

                                2020年12月1日



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